Es hora de aprovechar los servicios en la nube, eventos virtuales e ir más allá

07 Abr Es hora de aprovechar los servicios en la nube, eventos virtuales e ir más allá

¿Podría este reciente brote de Covid-19 cambiar la cara de los eventos para siempre?

Los eventos se están cancelando a gran escala y está haciendo que las empresas reconsideren y reestructuren su forma de comunicarse. Este es un ejemplo perfecto de que cuando la necesidad de un cambio digital se vuelve esencial nos vemos obligados a encontrar formas de adaptarnos, y la capacidad de avanzar rápidamente es el ingrediente clave para mantener las comunicaciones comerciales frescas y continuas.

Carolina Bernal, directora de Intracon Spain, ha estado estudiando este cambio efectivo y cree que “una vez que se establezca una nueva forma de eventos basada en la nube y se pruebe que funciona, muchas empresas comenzarán a volverse híbridas para crear una solución integral o incluso pasar a estar en línea por completo”.

Al mirar en retrospectiva, los eventos virtuales se han estado ejecutando hace tiempo y pueden tomar muchas formas, desde un seminario web interactivo hasta la comunidad virtual de 2nd Life, donde se llevan a cabo todo tipo de eventos a diario.

Los seminarios web y eventos virtuales más habituales incluyen:

  • Actualizaciones comerciales
  • Capacitación y formación
  • Lanzamiento de productos
  • Networking

Estos tiempos difíciles podrían indicar una nueva fase en las actividades digitales, un punto de inflexión. Porque una conferencia virtual ofrece una alternativa rentable a los eventos físicos y presenciales que conllevan una variedad de limitaciones presupuestarias, de tiempo y de desplazamientos.

A largo plazo, los eventos de asistencia física (Eventos F2F) no desaparecerán. Aun así, la tecnología disponible en la actualidad se puede aprovechar para complementar los eventos impulsados para aquellos que no puedan asistir presencialmente o estén solo interesados en un pequeño segmento que fácilmente se pueda transmitir en línea.

A corto plazo, la organización y las prioridades cambian en torno a los eventos virtuales para centrarse en el contenido, el diseño y la planificación de la sala de reuniones. Además del esfuerzo logístico involucrado, el networking, que tradicionalmente es un asunto incómodo, puede adoptar la apariencia de un foro de discusión temático, asignando previamente a los asistentes una sala en la que conectarse libremente en función de sus intereses comerciales. Además, las métricas de satisfacción pueden rastrear los números de asistencia, la tasa de participación mediante botones de retroalimentación para una mejora continua y medir el retorno de la inversión.

Nuestro manager de capacitación de ventas, Juan Carlos Ferron, agrega: “Adaptar eventos presenciales a eventos digitales no es únicamente una cuestión del medio en el que se transporta la comunicación, sino que lo importante es cómo se adapta la información al medio utilizado. No es lo mismo atender a un evento presencial de dos horas que estar 2 horas en un evento on-line, el contenido debe ser más dinámico, participativo, excitante y debe captar la atención del participante. Transformar el contenido y los tiempos es lo más relevante en esta transformación.”

 

Los eventos virtuales necesitan ser bien trabajados; no pueden ser simplemente una sala donde la gente se congrega para escuchar a alguien hablar. Las empresas están buscando agencias para crear y producir entornos digitales para que puedan proporcionar una solución integral y ocuparse de todo, desde las primeras comunicaciones por correo electrónico, a los asistentes hasta la fase de producción, entrega de contenido y seguimiento posterior al evento.

 

Para empezar, se necesita una plataforma sólida: es similar a elegir un espacio para el evento, es la decisión que tendrá mayor impacto en el éxito. Existen muchas plataformas que ofrecen seminarios web y eventos híbridos. Una buena plataforma puede facilitar todos los tipos de eventos en línea y permite ser personalizada, así como obtener los datos para medir la tasa de éxito y el retorno de la inversión. La elección de la plataforma correcta no debe hacerse de manera aleatoria, y consultar con una agencia con experiencia puede pagar dividendos.

 

Una plataforma estable, independientemente de su naturaleza intuitiva, necesita conocimientos técnicos para aprovechar sus características integradas, aquí es donde entra una agencia. El aspecto visual de los eventos debe desarrollarse para reflejar la propuesta de valor del evento. El contenido debe ser claro y nítido; no debe sugerirle ninguna duda al asistente. Se debe implementar una estrategia sobre cómo presentar el contenido, y los mensajes clave deben comunicarse con intención estratégica. Las plataformas de conferencia web pueden tener algunos componentes restrictivos debido a las capacidades limitadas de captura de audio, video y ancho de banda; por lo tanto, el contenido debe llenar los vacíos y proporcionar un entorno que atraiga a los asistentes y los llame a la acción.

 

Cabe mencionar también, que las conferencias son bidireccionales, y sus asistentes deben interactuar con preguntas y respuestas, encuestas y gamificación o, de otro modo, peligra de convertirse en otra llamada pasiva, perdiendo la batalla incluso antes de comenzar. Las primeras impresiones cuentan más de lo muchas veces pensamos.

Aquí en Intracon, tenemos experiencia desarrollando y presentando seminarios web y conferencias. Contamos con un equipo interno de eventos con una amplia experiencia a gran escala que puede gestionar y elaborar estrategias de eventos a nivel mundial. Proporcionamos impresionantes gráficos para acompañar al evento virtual, junto con el storytelling y la estrategia de contenido, para mejorar los mensajes clave y asegurarnos de que no se pierdan en la gran cantidad de partes móviles. Podemos proporcionar narradores experimentados que pueden actuar como guías y puntos de información, y una plataforma segura administrada por profesionales que poseen los conocimientos para administrar eventos virtuales a gran escala.

Carolin Bernal agrega: “Porque este no es el momento de entrar en pánico o sentirse impotente ante la adversidad, este es el momento de evolucionar y explorar los eventos virtuales”.

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