Hacer formación de forma económica y eficiente

08 Nov Hacer formación de forma económica y eficiente

No importa si tu empresa desarrolla apps o si diriges un centro médico, tan pronto como cuentes con una veintena de empleados, necesitarás implementar algún tipo de formación. Tu organización habrá crecido lo suficiente para necesitar que se sigan ciertos procesos y que exista un procedimiento que permita a los empleados ser eficientes rápidamente. Si no les proporcionas formación, tus empleados se formarán por su cuenta, lo cual a menudo genera resultados que van en la dirección opuesta a la que tenías prevista.

Es cierto que la formación tendrá un coste, pero es mucho menor de lo que crees, y, sin duda, mucho menor que el de contentar a un cliente disgustado o el de resolver un error en el envío de un archivo.

Por ello, te invitamos a seguir leyendo para descubrir cómo puedes ofrecer formación a tus empleados de forma económica y eficiente.

Céntrate en las tareas esenciales, no en los roles
Tu equipo evoluciona y avanza a una velocidad de vértigo. Los cargos se transforman y los roles no tienen unos límites definidos. En lugar de formar a una persona para que ocupe un rol determinado, centra tus esfuerzos en las tareas que realiza tu equipo y en las capacidades que necesita para realizar dichas tareas. Porque esas tareas deben realizarse correctamente de forma continuada y predecible, independientemente de quién se encargue de ello.

Recurre a un diseñador de sistemas de capacitación, pero cuenta con tus expertos
Del mismo modo que no se te ocurriría encargar la creación de tus aplicaciones a alguien que no supiera de programación, no deberías contar con alguien sin experiencia en aprendizaje para planificar tu formación. Esa persona es el Instructional Systems Designer (ISD) o diseñador de sistemas de capacitación. Piensa en él como una combinación de gestor de proyectos y de analista empresarial, pero del ámbito de la formación. Básicamente, su labor consiste en identificar rápidamente las capacidades, los conocimientos y las lagunas de información de tu equipo y en crear materiales y actividades de aprendizaje, o bien aprovechar los existentes, para responder a esas necesidades.

Un Instructional Systems Designer comprenderá que, de entrada, no puedes permitirte una solución completa, y trabajará contigo y con tus expertos en las distintas materias (Subject Matter Experts o SME) para centrarse en las lagunas de formación que correspondan a las tareas más esenciales. Solicita al diseñador que se centre en identificar las necesidades actuales de tu equipo y que desarrolle un enfoque de formación que los expertos de tu empresa pueda aplicar y mantener en el futuro.

La formación no tiene por qué ser un lujo
Existen numerosas estrategias de bajo coste que permiten desarrollar materiales de formación rápidamente, y revisarlos o reemplazarlos con facilidad. Tu Instructional Systems Designer puede poner en marcha este proceso y formar a tus expertos para que lo implementen y actualicen. Puede proporcionarles desde una simple “chuleta” de ayuda hasta plantillas de PowerPoint paso a paso que guíen a tus expertos a la hora de impartir la formación, técnicas de asesoría para agilizar la incorporación de los empleados (en contraposición a la estrategia denominada de “observación”), utilizando software libre como refuerzo de la formación y creando cuestionarios online. No olvides, además, que hoy en día ya no es necesario contar con un estudio de producción para crear vídeos breves. Se pueden hacer grandes cosas solamente con un teléfono móvil y software muy económico.

¿Qué tareas debería abordar la formación en primer lugar?
Esa es una buena pregunta. Independientemente de lo bien que te organices o de lo buen gestor que seas, una empresa pequeña en rápida expansión siempre se encuentra sumida en un cierto caos. Esta es mi regla de oro: los clientes son lo primero.
Si tus recursos para formación son muy limitados, invierte primero en aquellas tareas visibles para los clientes. Puede tratarse de procesos que los empleados que trabajan en contacto directo con los clientes necesiten seguir para comunicarse mejor con ellos o relacionados con la forma en que se debe preparar y probar un archivo. Mi sugerencia es que empieces por aquello que tenga mayor impacto para el cliente.

Esperar solamente empeorará la situación
Empieza poco a poco, pero empieza. Prueba diferentes estrategias de formación, descubre cuáles se adaptan mejor a tu equipo y a tus productos, valora el resultado y realiza los cambios necesarios. Cuanto más pospongas esta iniciativa, más difícil resultará y más probabilidades habrá de que tus empleados rellenen las co lagunas de formaciónn la información incorrecta.

¿Deseas obtener más información?
Puedes ponerte en contacto conmigo en la dirección bucky.wall@intracon.com o llamando al teléfono +34 677 415 305. Si estás cerca te invito a un café y lo comentamos en persona. Si no, ¡siempre podemos compartir esa taza de café de forma virtual por Skype!

 

 

 

Bucky Wall
Learning Director at Intracon

 

 

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