11 Cosas que No Sabías sobre la Organización de Eventos

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27 Jul 11 Cosas que No Sabías sobre la Organización de Eventos

Hoy en día todo el mundo cree y dice organizar eventos. ¿El vecino que celebra su cumple? Organiza un evento. ¿El del bar que abre su terraza y monta una cena? También. ¿Tu amigo que te invita a su fiesta de temática cowboy? Todo un event planner.

Pero las que estamos metidas en la organización de eventos sabemos que organizar un evento supone muchísimo más que montar una fiesta o cena informal para los amigos. Esto suele pasar desapercibido, y parece que la gente alberga una gran cantidad de mitos acerca de este trabajo.

Algunos de estos mitos creen que montar eventos solo requiere tener un don artístico y creativo. Otros creen que montar un evento es hacer un par de llamadas y comprar cuatro cosas. Al ir a un evento, resalta la decoración espléndida, el catering de primerísima mano, la organización fluida y fácil… Todo en su sitio, todo encajado, todo bonito. Y claro, los que asisten asumen que organizar eventos es igual: coser y cantar.

Permíteme que me ría.

¿Fácil? ¿Fluido? En la organización de eventos, nada más lejos de la verdad.

Para contrastar y arrojar luz sobre la realidad de este trabajo, te comparto la cara oculta de la organización de eventos. Lo que no se ve. Lo que no se sabe. Los secretos más profundos. Con la intención de desmitificar esta labor y ensalzar el valor de las personas que trabajan en ello, para que reciban el reconocimiento que se merecen. Porque créeme, se lo merecen.            

  • Secreto #1: Una persona que organiza eventos tiene que hacer las paces con ser un pesado. Tiene que estar muy encima de todo durante la planificación, creación y ejecución del evento, además de ir constantemente detrás de los proveedores y de la gente para que todo salga como previsto.
  • Secreto #2: Pero también tiene que aceptar que pocas veces saldrá todo como previsto. No debe dar nada por hecho. Se acostumbra a que todo cambie, y está preparado para ello. Tiene un as (o varios) en la manga, siempre.
  • Secreto #3: Si algo cambia, lo aborda antes de que alguien se dé cuenta. Va apagando fuegos constantemente y busca siempre una solución. Para que el barco siga a flote.
  • Secreto #4: Está siempre sujeto a los deseos del cliente, aunque difiera o crea que no es logísticamente posible. Tiene que buscar la manera de mediar entre las peticiones (a veces locas) del cliente (sujeto también a otras presiones) con las realidades presupuestarias o logísticas.
  • Secreto #5: Entiende a la perfección la imposibilidad de complacer a todo el mundo.
  • Secreto #6: Sabe que la falta de reconocimiento es lo mejor que le puede pasar. Durante el evento, si no le dicen nada los clientes, es que todo va bien.
  • Secreto #7: Tiene una creatividad no sólo artística sino logística. Organizar eventos requiere muchísima más creatividad de lo que se cree. Sobre todo cuando no hay suficiente presupuesto, porque significa que hay que buscarse la vida con los pocos recursos que se tiene para crear algo espectacular.
  • Secreto #8: Hay veces que va a concurso sin saberlo. Mete un montón de horas para poder entregar todo a tiempo para que al final el potencial cliente escoja a otra empresa.
  • Secreto #9: Es vocacional. Una persona que se dedica a los eventos, lo hace porque le apasiona. Es un trabajo que se vive como una montaña rusa emocional- momentos de calma, estrés, adrenalina, recompensa. Y eso engancha.
  • Secreto #10: Es una persona multitareas. Hace cosas tan variadas como barrer como dar una presentación imprevista.
  • Secreto #11: Sabe que depende de los demás para absolutamente todo. Los proveedores, clientes, compañeras. Nada sigue hacia adelante sin el apoyo y trabajo de las otras piezas del puzle.

 

Ahora que conozco estos secretos sobre la organización de eventos, no es de extrañar que según Forbes es de los trabajos más estresantes que hay. Y de los más necesarios.

Gracias a los eventos, las marcas aumentan sus ventas, credibilidad, notoriedad, y el impacto emocional sobre sus clientes. Los eventos suponen muchísimo trabajo, pero es un trabajo que, bien hecho, merece la pena.

Y yo que pensaba que organizar eventos era tan simple como mandar una invitación y hacer una reserva. ¡Qué equivocada estaba!

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